บทที่ 5 ระบบสารสนเทศในองค์กร

องค์กร หมายถึง  บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยมีทั้ง องค์กรที่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อการแข่งขันทางเศรษฐกิจ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าต่างๆ และ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อสาธารณประโยชน์เป็นหลัก เช่น สมาคม สถาบัน มูลนิธิ เป็นต้น

บทบาทขององค์กรที่มีต่อระบบสารสนเทศ

                1.การตัดสินใจเรื่องบทบาทของระบบสารสนเทศและการนำระบบสารสนเทศมาใช้ กล่าวคือ องค์กรจะต้องทำการพิจารณาว่าจะนำระบบสารสนเทศมาใช้ให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขัน หรือจะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้แทนพนักงานเท่านั้น หรือที่เรียกว่า Automation หากองค์กรให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศในการเป็นทรัพยากรที่ใช้ในการแข่งขัน องค์กรอาจจะต้องมีการจัดเตรียมงบประมาณในการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้มากขึ้น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของระบบให้ดีขึ้นเรื่อยๆ
                2.การตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไร ได้แก่ การตัดสินใจที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยหน่วยงานภายใน หรือจะจ้างหน่วยงานภายนอกมาทำการพัฒนาที่เรียกว่า Outsourcing หากองค์กรจะทำการพัฒนาด้วยตัวเอง องค์กรจะต้องมีหน่วยงานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศภายในที่มีความรู้ ความสามารถเพียงพอในการจะดำเนินการดังกล่าวได้
                3. การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดตั้งหน่วยงานสารสนเทศ ได้แก่ การตัดสินใจที่จะมีหน่วยงานสารสนเทศภายในแบบใด เช่น เป็นเพียงหน่วยงานสนับสนุนการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศเท่านั้น หรือจะเป็นหน่วยงานสารสนเทศหลักในการพัฒนาระบบด้วยตัวเอง
                4. การตัดสินใจว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ต้องคำนึงถึงในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น จะต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานหรือไม่เพื่อรองรับการนำระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร และปรับปรุงอย่างไร เป็นต้น

ระบบสารสนเทศที่นำไปใช้ในองค์กร ในปัจจุบันนั้นที่สำคัญมี 3 อย่าง คือ
                1.นำไปใช้ในการประมวลผลรายการ และการจัดทำรายงาน
                2.นำไปใช้ในการช่วยการตัดสินใจ
                3.นำไปใช้ในการช่วยการติดต่อสื่อสาร

                                   

กลยุทธ์ระดับองค์กร (Firm-Level Strategy)
ได้แก่ การตัดสินใจทำให้หน่วยงานภายในองค์กรมีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยการนำระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์ดังกล่าว ซึ่งสามารถพิจารณาได้ 2 เรื่องคือ
                1. การนำระบบสารสนเทศไปใช้ส่งเสริมธุรกิจที่เป็นธุรกิจหลัก
ธุรกิจหลัก (Core Competencies) คือ ธุรกิจที่องค์กรมีความชำนาญมากที่สุด เช่น บริษัทเจริญโภคภัณฑ์มีการทำธุรกิจมากมาย แต่ธุรกิจที่ถือว่าเป็นธุรกิจหลักของกิจการก็คือ การผลิตด้านสัตว์และอาหารสัตว์ หรือ กรณีบริษัท Federal Express ที่มีความชำนาญในการทำธุรกิจการจัดส่งพัสดุมากที่สุด เป็นต้น
การนำระบบสารสนเทศมาใช้ส่งเสริมธุรกิจหลัก ได้แก่ การรวมศูนย์ข้อมูลเพื่อการใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่ทำเกี่ยวกับธุรกิจหลัก หรือการลงทุนในเทคโนโลยีหรือระบบที่จะทำให้การทำธุรกิจหลักมีประสิทธิภาพมากขึ้น
                2.การนำเทคโนโลยีหรือระบบสารสนเทศหรือระบบสารสนเทศไปใช้ในการเชื่อมโยงหน่วยงานต่างๆภาย

ในองค์กร ได้แก่ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในการติดต่อสื่อสารหรืประสานงานระหว่างหน่วยงาน เช่น ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต หรือ กรุ๊ปแวร์ (Groupware) เป็นต้น เพื่อให้การติดต่องานที่สะดวกและรวดเร็วขึ้น และเป็นการเชื่อมโยงหน่วยงานที่อยู่ห่างไกลกันให้มีการประสานงานที่ดีขึ้น

 

 

ตัวอย่าง ของการนำสารสนเทศมาใช้ในองค์กร
           UPS แข่งขันไปทั่วโลกด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
บริษัท United Parcel Service หรือ UPS ซึ่งเป็นบริษัทใหญ่อันดับหนึ่งของโลกในด้านการจัดส่งพัสดุทางบก ทำการก่อตั้งมาตั้งแต่ปี 2450 และยังคงเป็นบริษัทอันดับหนึ่งในปัจจุบันจากการที่ไม่เคยหยุดอยู่กับการพัฒนาบริการให้ดีขึ้น
           UPS ใช้คอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่เรียกว่า Hand-held Computer การบันทึกข้อมูลลายเซ็นลูกค้าเวลาที่รับ หีบห่อและเวลาที่ส่ง หีบห่อ จากนั้นส่งผ่านข้อมูลโดยผ่าน ระบบเครือข่ายของโทรศัพท์ไร้สาย หรือ Cellular Telephone Network ภายในรถไปยังคอมพิวเตอร์หลักของบริษัทที่ตั้งอยู่ทั่วโลกทำให้สามารถทราบได้ว่าพัสดุอยู่ที่ไหน
           ซึ่งระบบนี้จะใช้ บาร์โค้ด ( Bar Code ) เป็นตัวบันทึกข้อมูลหีบห่อที่รับและส่งเพื่อส่งผ่านข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง ทำให้ฝ่ายขายสามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับพัสดุได้รวมทั้งลูกค้าของ UPS สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้เองทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรือ
 ( WWW ) หรือการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษของ UPS รวมทั้งลูกค้าสามารถเข้าไปใน WWW ตรวจสอบเส้นทางการขนส่ง คำนวณอัตราค่าส่งหีบห่อ และจัดตารางการรับ/ส่งหีบห่อได้และในอนาคตก็จะสามารถจ่ายค่าส่งทางอินเตอร์เน็ตได้
           นอกจากนี้ตั้งแต่ปี 2534 UPS ยังเสนอบริการใหม่ด้วยการส่งสินค้าภายใน 24 ชั่วโมง และบริษัทยังสามารถปรับเปลี่ยนเส้นทางหรือหยุดการส่งในระหว่างทางได้หากลูกค้าต้องการ

 

 

แผนภูมิองค์การ (Organization Charts)
                แผนภูมิองค์การควรมีความชัดเจนไม่ก่อให้เกิดความสับสน เพราะเป็นการแสดงความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์การอย่างเป็นทางการ บางครั้งแผนภูมิองค์การอาจจำแนกออกเป็นแผนภูมิด้านบุคลากร (personnel organization ' chart) และแผนภูมิองค์การด้านหน้าที่ (functional organization chart)

                แผนภูมิองค์การด้านบุคลากรจะแสดงให้เห็นถึง ความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งต่าง ๆ
แผนภูมิองค์การด้านหน้าที่จะแสดงให้เห็นถึงหน้าที่หรือกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์
นอกจากนี้แผนภูมิองค์การยังแบ่งออกแผนภูมิหลักและแผนภูมิเสริม
                .แผนภูมิหลัก (Master chart) แสดงให้เห็นถึงโครงสร้างของธุรกิจทั้งหมด โดยแสดงให้เห็นถึงตำแหน่งทั้งหมด และความสัมพันธ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่แสดงไว้ในองค์การเป็นการให้ภาพที่ชัดเจนของโครงสร้างองค์การอย่างเป็นทางการ

                แผนภูมิเสริม (Supplementary Chart) เป็นแผนภูมิของแผนกต่าง ๆ ที่บรรยายให้เห็นถึงตำแหน่งและความสัมพันธ์ภายในแผนก ทั้งนี้เพราะธุรกิจขนาดใหญ่จะมีความยุ่งยากในการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ในแผนภูมิหลัก แผนภูมิเสริมนี้จะช่วยให้เห็นข่ายงานที่ชัดเจน

 

 

 ประโยชน์ของแผนภูมิองค์การ
                1. เป็นเครื่องมือทางการบริหาร เพื่อชี้ให้พนักงานเห็นถึงการทำงานภายในองค์การทั้งหมดและบุคคลที่พนักงานเหล่านั้นต้องเกี่ยวข้องด้วย
                2. เป็นการแสดงให้เห็นถึงสายการบังคับบัญชาและความรับผิดชอบ ทำให้รู้ว่าตนมีหน้าที่ด้านไหน ใครควบคุม ใครที่ต้องรายงานด้วย เป็นต้น
                3. เป็นแนวทางให้แก่บุคลากรใหม่เพื่อเข้าใจองค์การและเป็นแนวทางในการฝึกบุคลากรสู่ตำแหน่งต่าง ๆ
                4. เป็นการกำหนดข่ายงานการจำแนกบุคลากรและระบบการประเมินผล
                5. เป็นการแสดงให้เห็นส่วนสำคัญที่ควรมีการปรับปรุงในองค์การ เพราะขณะที่ลงมือปฏิบัติงานจะมองเห็นความไม่สอดคล้องและความบกพร่องอื่นๆ เพื่อนำมาเป็นแนวทางปรับปรุง

 ประเภทของแผนภูมิองค์การ (Types of Organization Charts)
1. แผนภูมิองค์การแนวดิ่ง (Vertical organization Chart) องค์การส่วนมากจะใช้แผนภูมิประเภทนี้เสนอให้เห็นถึงระดับต่าง ๆ ขององค์การมีลักษณะเป็นรูปพีระมิด ผู้บริหารระดับสูงอยู่ส่วนบนสุด และเลื่อนลงมาข้างล่างตามลำดับ ดังนั้นสายการบังคับบัญชาจะดำเนินจากบนลงล่าง (top to buttom)

2. แผนภูมิองค์การแนวระดับหรือแนวนอน (Horizontal organization chart) เป็นแผนภูมิที่อ่านจากซ้ายไปขวา ด้านซ้ายจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ลดหลั่นเรื่อยไปจนถึงคนงานที่ขวาสุด

3. แผมภูมิองค์การแบบแยกธุรกิจและ องค์การแบบอิสระ (Matrix Organization) ผู้นำเรียกว่า Matrix boss แนวโน้มโครงสร้างองค์การสมัยใหม่องค์การสมัยใหม่จะเน้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมมากขึ้น